L’assistant personnel : le sauveur des entrepreneurs débordés

Pour un entrepreneur, un assistant personnel est un peu comme une bouteille d’oxygène. Rassurant parsa présence, il est celui qui vous permet de mieux respirer, de souffler.

Si vous êtes un entrepreneur surmené, que vous vous demandez pourquoi votre to-do-list semble ne jamais s’achever et que vous avez l’impression de ne pas profiter de votre famille, c’est que le moment est peut-être venu de vous équiper de votre propre bouteille d’oxygène.

Pas convaincu ? Voici 5 raisons pour lesquelles un assistant personnel est absolument indispensable à tout entrepreneur qui réussit, tout en gardant une vie privée épanouie.

Tenir votre calendrier, respecter vos engagements

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Combien recevez-vous d’appels téléphoniques par jour ?

À combien de réunions participez-vous ?

Vous avez du mal à compter ? C’est sûrement parce que la réponse est : beaucoup !

La dernière chose que vous souhaitez en tant qu’entrepreneur, c’est oublier un rendez-vous avec un client important ou avoir une heure de retard à un événement personnel.

Nous n’allons pas vous raconter de bobards. Un assistant personnel ne fera ni ces appels ni ces réunions à votre place, sauf si vous jugez que leur importance est faible.

En revanche, votre assistant personnel vous aidera aussi bien à ne pas perdre la tête qu’à ne pas perdre de précieux clients. Il fera chaque matin le point avec vous sur le programme de votre journée, puis de nouveau le soir pour s’assurer que vous n’avez rien oublié. Il veillera à ce que deux rendez-vous ne se chevauchent jamais.

L’assistant personnel remplace le calendrier papier silencieux, délaissé dans un tiroir du bureau. Il supplante le calendrier électronique dont les notifications rejoignent la vague de sollicitations dans laquelle vous vous noyez…

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Déléguer les petites tâches qui n’ont pas de valeur ajoutée

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La délégation est une chance inouïe pour les entrepreneurs, mais c’est aussi celle qu’ils hésitent le plus à embrasser. Lorsque vous débutez, vous avez le contrôle sur tout. Mais au fur et à mesure que vous vous développez, vous devez abandonner cette mentalité et faire confiance aux autres pour accomplir des tâches significatives, mais fastidieuses.

Les petites tâches s’accumulent et font perdre beaucoup de temps aux entrepreneurs. Un assistant se charge de toutes ces choses qui pourraient vous faire perdre le fil.

Si vous partez par exemple pour New York afin d’animer une conférence, vous gagnerez beaucoup à confier à un assistant personnel le soin d’enregistrer votre vol, de réserver un hôtel de l’autre côté de l’océan et de dénicher un super restaurant pour créer une occasion d’entretenir votre réseau. De votre côté, vous n’aurez plus qu’à monter à bord d’un taxi et aurez beaucoup plus de temps pour préparer la conférence.

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Maintenir l’équilibre vie perso/vie pro

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En tant qu’entrepreneur, vous savez parfaitement à quel point l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est fragile. Vous êtes concentré sur la croissance de votre empire, mais il est hors de question que celle-ci se fasse au détriment de votre famille. Mais dans la pratique, cela n’est pas si simple…

Un assistant personnel de confiance peut également pointer sa baguette magique sur votre vie personnelle. Comment ? En trouvant le cadeau parfait pour votre fils ou votre nièce, en planifiant l’itinéraire de vos prochaines vacances, en réservant une activité culturelle, etc. Il est possible que certaines de ces tâches vous soient agréables, pourtant elles accaparent, elles aussi, votre énergie et vos pensées.

Cédric Bruguière, auteur du livre Je manage ma vie, propose au sujet de la charge mentale une métaphore qui devrait vous parler :

« Pour ma part, qu’il s’agisse de surcharge de travail ou d’incapacité à gérer une to-do-list trop chargée, je parle de pensées pop-up — vous savez, ces petites fenêtres qui s’ouvrent sur l’écran de votre PC pour vous communiquer une information ou vous demandent si vous êtes sûr de vouloir réaliser cette action… Dans notre esprit, c’est la même chose. Alors que nous sommes concentrés sur quelque chose, des petites pop-up surgissent et polluent notre concentration : “Lancer une lessive de blanc : OK ?”(…) “Remplir et envoyer la déclaration d’impôts : OK ?”(…) Vous fermez une fenêtre et dix nouvelles autres s’ouvrent. »

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Un assistant personnel est un investissement

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Alors que certains entrepreneurs considèrent un assistant personnel comme un coût supplémentaire, les plus avisés le voient comme un investissement.

En travaillant avec votre assistant, vous pourrez consacrer plus de temps à ce qui compte pour vous :la croissance de votre entreprise. Imaginez comme vous pourriez être plus productif si vous arrêtiez de gaspiller plusieurs heures par semaine à des tâches subalternes…

L’argent que vous généreriez avec ce temps libéré couvrirait rapidement le coût de votre assistant personnel.

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Un jumeau qui vous veut du bien

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C’est peut-être le plus grand avantage. Au fil du temps, votre assistant personnel apprendra à vous connaître. Pas seulement votre apparence physique et votre manière de vous habiller, mais aussi votre façon de penser et d’agir.

Ainsi, il sera capable par exemple d’écrire dans le même style que vous. Vous aurez donc toute confiance en lui pour le laisser répondre à vos e-mails à votre place.

Cela rendra votre journée beaucoup plus fluide et vous permettra de vous concentrer sur ce qui en vaut la peine : votre entreprise et votre famille.