5 raisons de faire appel à un assistant administratif

L’administratif, c’est un peu comme les légumes : on n’aime pas toujours ça, mais il est risqué de s’en passer. Il y a tout de même une grande différence entre les deux. Personne ne pourra jamais manger vos légumes à votre place, alors que quelqu’un d’autre peut prendre en charge la majeure partie de votre administratif.

Au fond de vous, vous connaissez déjà toutes les bonnes raisons de faire appel à un assistant administratif que nous allons vous citer. Ce rappel vous aidera à passer à l’action sans culpabilité et avec plus de clarté.

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1. Un assistant administratif vous libère du temps

Eurêka ! Vous venez d’avoir une idée lumineuse pour votre prochain slogan marketing, mais vous devez envoyer cette facture avant de pouvoir la noter. Il vous faut maintenant vous préparer pour une réunion importante avec des investisseurs potentiels, mais le téléphone n’arrête pas de sonner.

Ces situations vous paraissent familières ? Si oui, l’embauche d’un assistant administratif s’avère judicieuse pour votre entreprise.

Celui-ci s’occupe de toutes les tâches administratives de votre choix, telles que la planification des réunions, la production de rapports ou la gestion de vos courriels. Si l’assistant vous débarrasse de ces tâches, vous aurez plus de temps à consacrer à ce qui a de la valeur ajoutée. Tout semble tout de suite plus facile lorsque chacun se concentre sur ses points forts !

2. Un assistant administratif simplifie la vie des procrastinateurs

Il nous arrive à tous de remettre les choses à plus tard. C’est ce qu’on appelle la procrastination. Parfois, cela n’a aucune conséquence. D’autres fois, par exemple pour ceux qui souffrent de phobie administrative, c’est un peu plus compliqué que ça… 

Si vous avez tendance à repousser à la dernière minute des tâches comme la réservation de voyages et d’hébergements, vous risquez de faire grimper vos coûts. Fixer des réunions sur le tard peut également nuire à l’entreprise plus que vous ne le pensez. Si vous ne préparez votre réunion que cinq minutes avant celle-ci, les retombées peuvent être mauvaises.

Un assistant administratif a toujours une longueur d’avance : c’est le cœur de son métier ! En réservant les voyages en temps et en heure, il s’assure que vous bénéficiez de la meilleure offre. En terminant vos rapports plus tôt, il veille à ce que vous ayez le temps de vous préparer comme il le faut à cette fameuse réunion. 

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3. Un assistant administratif est le carrefour de la communication

Un assistant administratif est un peu comme un standardiste. La communication est centralisée par son intermédiaire. Il prend et transmet des messages aux bonnes personnes, assure le suivi auprès des clients et des fournisseurs.

Au lieu qu’un fournisseur soit frustré parce qu’il n’arrive pas à joindre quelqu’un de la comptabilité au sujet d’une facture impayée, il sait qu’il peut s’adresser à l’assistant administratif. Si un client a des problèmes avec un produit, l’assistant administratif le met en relation avec le bon service. Les relations entre les différentes parties sont facilitées, la communication est fluidifiée.

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4. Un assistant administratif vous aide à compenser vos faiblesses

Chacun a ses points forts. En tant que manager ou dirigeant d’entreprise, les vôtres sont peut-être dans la vente, le marketing ou la prise de décision. Vous êtes peut-être même très doué pour l’organisation. Ou peut-être êtes-vous plutôt du genre à avoir des idées.

Un assistant administratif compétent vous aide à combler les lacunes en compensant vos faiblesses. Si vous excellez en marketing, il se peut que vous soyez moins talentueux pour le service à la clientèle. Ou alors que vous n’aimiez pas ça. Vous avez des idées visionnaires, mais la rédaction de la politique de l’entreprise n’est pas votre point fort ? L’assistant peut vous aider. Il suffit d’oser demander.

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5. Un assistant administratif virtuel apporte une grande flexibilité

Le monde du travail change à une vitesse folle. En 2021, votre assistant administratif n’a plus besoin d’avoir son propre bureau ou d’être à l’accueil de vos locaux 5 jours sur 7. En fait, vous n’avez même pas besoin de l’embaucher. 

L’alternative en vogue est de faire appel à un assistant administratif virtuel. Celui-ci ne travaillant que quand vous avez besoin de lui, vos coûts sont considérablement réduits. Les technologies et logiciels permettent le télétravail, alors autant apprendre à vivre avec les opportunités de son époque !

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On passe à l’action ?

Que vous ayez besoin de quelqu’un pour répondre au téléphone, trier vos papiers ou que vous espériez obtenir de l’aide pour d’autres obligations rébarbatives, faire appel aux services d’un assistant administratif est toujours une excellente idée. TheAssistant trouve la personne idéale pour vous !

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Exemples de tâches que votre futur assistant administratif accomplira :

• Effectuer une recherche/démarche administrative
• Relancer un impayé
• Créer des factures
• Classer des fichiers
• Trier des données