5 étapes pour automatiser les activités de votre entreprise

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L’automatisation a pris d’assaut le monde du marketing et des affaires en général, grâce à une nouvelle génération de technologies algorithmiques que nous pouvons tous utiliser. Désormais, les entreprises de toutes tailles peuvent créer leurs propres processus automatisés pour devenir plus productives, plus efficaces et surtout plus rentables. Et cela en fait rêver plus d’un !

Dans cet article, nous allons passer en revue les cinq étapes clés de la transformation de votre TPE ou PME grâce à l’automatisation de vos activités, pour que vous profitiez, vous aussi, de ses nombreux bénéfices.

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1. Choisissez les tâches à automatiser

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Si ce premier point semble évident ou simple, détrompez-vous. Le choix des bonnes tâches à automatiser est absolument crucial et c’est là que beaucoup d’entreprises prennent un faux départ. Ne faites pas la même erreur !

Ce que vous devez comprendre, c’est qu’un grand nombre de tâches sont automatisables, mais qu’elles ne valent pas toutes le coup de l’être.

Il existe de multiples outils permettant d’automatiser la traduction, la conception de sites web, la rédaction de contenus et tout ce que vous devez accomplir en tant que responsable marketing ou dirigeant d’entreprise, mais la plupart d’entre eux sont loin d’être suffisants.

La technologie de traduction, par exemple, s’avère souvent infructueuse. Il est difficile de savoir si elle pourra un jour reproduire les processus cognitifs complexes dont les traducteurs humains sont capables. C’est la raison pour laquelle chez TheAssistant, ce sont nos assistants qui s’appuient sur une technologie d’intelligence artificielle, et non l’inverse.

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Quel genre de tâches devriez-vous automatiser ?

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Les tâches à automatiser sont celles qui sont répétitives, chronophages et relativement simples à déléguer.

Des tâches comme :

·       Créer des factures et les envoyer

·       Trier et/ou saisir des données

·       Publier des offres d’emploi

·       Envoyer une newsletter à une heure précise

·       Rédiger un compte-rendu

·       Relire et corriger un document

Un autre facteur à prendre en considération, trop souvent oublié, est votre énergie. Un travail que vous aimez peut tout de même être énergivore. Voilà pourquoi vous devriez (aussi) déléguer ce que vous savez faire vous-même.

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2. Sélectionnez vos outils d’automatisation

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Une fois que vous connaissez les tâches que vous souhaitez automatiser, il est temps de choisir les outils que vous allez utiliser pour faire bouger les choses. Il y a tellement de plateformes d’automatisation disponibles aujourd’hui qu’il est difficile de savoir par où commencer…
Voici donc quelques recommandations pour les tâches d’automatisation les plus courantes :

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Pour l’automatisation des ventes : ActiveCampaign

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Si vous recherchez un outil d’automatisation de marketing et des ventes tout-en-un, ActiveCampaign est celui qu’il vous faut. Rassemblez vos équipes de marketing et de vente, supprimez les tâches répétitives et gérez vos clients au fur et à mesure qu’ils passent par les différentes étapes du processus d’achat.

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Pour le lead scoring : Leadformly

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En plus d’augmenter les taux de conversion, les formulaires multi-étapes de Leadformly vous permettent de noter vos prospects en fonction des informations qu’ils fournissent et d’automatiser ensuite vos messages de suivi. Vous créez ainsi des stratégies de marketing automatisées et personnalisées.

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Pour l’automatisation des réseaux sociaux : Buffer

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La publication de vos posts sur les réseaux sociaux est l’une des premières tâches de marketing que vous devriez automatiser. La plateforme Buffer remplit parfaitement ce rôle. Nous vous suggérons en revanche de ne pas tout automatiser (les interactions avec votre communauté par exemple), mais n’hésitez pas à le faire pour des tâches comme la programmation/publication de posts et la rediffusion.

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Pour l’automatisation de tâches diverses : Zapier et TheAssistant

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Zapier est un outil d’automatisation aussi simple que merveilleux, car il crée des connexions entre vos outils préférés. Vous pouvez par exemple être alerté dans Slack dès qu’une personne s’inscrit à votre newsletter, puis programmer l’envoi d’un email automatique à ce nouvel abonné via Mailchimp. Les possibilités avec Zapier sont multiples !

TheAssistant met à votre service un assistant personnel pour accomplir de multiples tâches à votre place, de la plus facile (faire une recherche web) à la plus complexe (générer des leads). Votre assistant est aidé par une intelligence artificielle pour exécuter votre requête de façon optimale et rapide et ainsi vous faire gagner un temps fou.

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3. Fixez vos objectifs d’automatisation

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Il ne sert à rien de dépenser de l’argent et du temps dans des outils d’automatisation s’ils ne rendent pas votre entreprise plus rentable. Avant de mettre en place des automatisations, assurez-vous de fixer des objectifs précis que vous pourrez observer pour évaluer le succès et affiner vos stratégies. C’est justement ce que vous allez faire à l’étape suivante !

Pour un dirigeant de TPE/PME, l’objectif de l’automatisation revient souvent à libérer du temps, pour ses équipes et pour lui-même, afin de l’allouer à des tâches avec une plus grande valeur ajoutée. Par exemple, vous pouvez automatiser vos réseaux sociaux de telle sorte que vos articles de blog soient relayés sur Twitter trois fois par jour pendant une semaine. Si votre équipe le fait déjà, l’automatisation de cette tâche ne va pas améliorer en soi les résultats. Elle va en revanche libérer du temps que vos talents consacreront à autre chose.

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4. Suivez les résultats et affinez vos processus

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Si vous ne fixez pas d’objectifs et ne choisissez pas les bons KPIs (indicateurs de performance clés), vous aurez du mal à mesurer l’impact de l’automatisation sur votre entreprise.

Plus important encore, vous ne serez pas en mesure de repérer les points d’amélioration de vos processus d’automatisation, et donc de vos résultats. Ces processus ne doivent par ailleurs pas être statiques : ils évoluent en même temps que votre entreprise et ses besoins. N’hésitez pas également à solliciter les retours de ceux qui utilisent les outils d’automatisation que vous aurez sélectionnés.

Afin de suivre de près ces indicateurs de performance, nous vous conseillons de vous concentrer dans un premier temps sur quelques-uns d’entre eux. Ne soyez pas trop gourmand quant à l’automatisation : commencez petit, puis construisez votre activité (en partie) automatisée au fur et à mesure. Mettez en œuvre vos premiers processus et suivez leurs résultats pour obtenir de meilleures performances. Ensuite, répétez cette démarche ! Vous serez impressionné de découvrir tout ce qu’il est possible d’automatiser…

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5. Créez une culture de l’automatisation dans votre TPE

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Une fois le principe de l’automatisation maîtrisé, vous réaliserez qu’il s’agit autant d’un état d’esprit que d’une technologie. Quand on commence, il devient difficile de s’arrêter ! Votre regard sur votre façon de travailler va changer et vous examinerez chaque tâche en vous demandant comment vous pourriez l’automatiser. Vous observerez également toutes les automatisations existantes en pensant à la manière dont elles sont améliorables.

Cet état d’esprit doit se propager sur votre lieu de travail pour gagner petit à petit vos collaborateurs. Au fil du temps, vos équipes apprendront à identifier d’elles-mêmes les tâches répétitives qui n’apportent ni plaisir… ni chiffre d’affaires !

Cet état d’esprit n’étant pas encore automatique (joli jeu de mot, n’est-ce pas ?), insistez sur l’importance de l’automatisation en donnant à vos équipes de vraies raisons, appuyées par des nombres et des prévisions pour plus de concret.