Optimisation du temps : techniques et outils pour gagner en productivité

Les avantages d’optimiser son temps

Optimiser son temps, c'est savoir organiser et planifier ses heures de travail en fonctions des tâches et des urgences qui surviennent au quotidien. Une gestion du temps au travail efficace présente au moins quatre avantages :

1. La sensation d’avoir plus de temps en hiérarchisant et en planifiant vos tâches, vous éliminez les activités superflues et travaillez plus efficacement en améliorant votre gestion du temps.

2. Une meilleure distinction entre vie professionnelle et vie privée en terminant les tâches importantes et en reportant celles qui peuvent attendre, vous clarifiez les limites entre le travail et le temps de repos.

3. Une réduction du stress en planifiant mieux votre travail, vous réduisez le sentiment de courir après le temps et de subir un stress inutile.

4. L’augmentation de la productivité en priorisant vos tâches et en luttant contre la procrastination pour se concentrer sur ce qui compte vraiment.

5. L’élimination des mauvaises habitudes en identifiant et corrigeant les comportements improductifs.

Quelles techniques mettre en place pour optimiser son temps ?

Optimiser son temps demande de savoir où l’on en perd et pourquoi. Si certains préfèrent partager leur journée en sessions, d’autres préfèrent « se débarrasser » des tâches les plus gourmandes en temps. Pour savoir pour laquelle méthode opter, il faut les tester.

La technique du chrono : timeboxing et time blocking

Le timeboxing : allouez des blocs de temps spécifiques à des tâches précises. Cela permet de diviser les grands projets en morceaux gérables et à éviter de passer trop de temps sur une seule tâche.

Le time blocking : gérez votre calendrier en bloquant des périodes pour des tâches similaires. Cela vous permet de travailler sans interruption et de mieux structurer votre semaine. Dans la même veine, la méthode swiss cheese demande de diviser les grandes tâches en sous-tâches afin de leur allouer un délai précis pour chacune.

La technique pomodoro

Avec la technique pomodoro, travaillez en sessions de 25 minutes de travail suivies de courtes d’environ 5 minutes. Après quatre sessions, prenez une pause plus longue. Cette technique aide à maintenir la concentration et à prévenir la fatigue mentale.

La méthode "Eat the Frog"

Commencez votre journée par la tâche la plus difficile ou la plus importante. Une fois cette tâche accomplie, le reste de la journée semble plus facile à gérer.

La technique des priorités

La loi de pareto : consacrez 20 % de votre temps aux tâches qui produisent 80 % des résultats. Cela vous aidera à vous concentrer sur les activités les plus impactantes.

La méthode GTD (Getting Things Done) : listez toutes vos tâches, hiérarchisez-les, et travaillez-les selon leur priorité. Cela libère votre esprit et vous permet de vous concentrer sur l'exécution. Organisez vos tâches en cinq étapes : collecter, traiter, organiser, réviser, exécuter.

La matrice d’Eisenhower : classez les tâches par urgence et importance pour prioriser efficacement. C’est le même principe avec la méthode de Moscou qui subdivise les tâches en 4 ordres : indispensables, importantes, intéressantes, non essentielles.

La technique des objectifs

Utilisez la méthode SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini) pour découper vos objectifs en actions réalisables au quotidien ou encore un diagramme de gantt pour vous aider à visualiser les étapes de votre projet.

La méthode de la TO DO LIST

Ce qui n’est pas écrit n’existe pas. C’est pourquoi, faire une to do list peut vous aider à vous concentrer sur vos priorités, à décharger votre esprit et à suivre votre progression. Notez trois à cinq actions à réaliser chaque jour et barrez-les une fois accomplies.

Bon à savoir :

Pour identifier les tâches qui occupent le plus de temps, consignez quotidiennement la durée allouée à chaque tâche et procédez à une analyse de votre productivité. Pour vous aider, des applications productivité comme TogglTrack, qui permet de comptabiliser chaque minute consacrée à un projet ou une tâche.

Quelques astuces pour bien gérer son temps

1. Reliez vos tâches quotidiennes aux objectifs : assurez-vous que vos tâches quotidiennes sont alignées avec les objectifs de votre équipe ou de votre entreprise. Cela vous aide à concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment.

2. Hiérarchisez et organisez votre travail : identifiez les tâches les plus importantes et adaptez-vous aux changements de priorité pour éviter le burnout et maintenir une productivité élevée. Pour vous aider, vous pouvez recourir à un logiciel planning.

3. Prenez de l'avance en fin de journée : consacrez les dernières minutes de votre journée à planifier le lendemain. Vous commencerez chaque journée avec une idée claire de ce que vous devez accomplir.

4. Apprenez à dire "non": établissez des limites de ce que vous pouvez sainement gérer et priorisez vos engagements. Expliquez poliment vos raisons pour refuser une demande.

5. Désactivez les notifications : les interruptions constantes nuisent à la concentration. Désactivez les notifications pour des périodes de travail sans distraction.

6. Organisez votre espace de travail : un bureau bien rangé améliore la concentration. Prenez quelques minutes pour ranger votre espace de travail.

7. Regroupez les tâches similaires : travailler sur des tâches similaires en même temps réduit le temps de transition et permet de gagner en efficacité. Ne cherchez plus à tout faire en même temps.

8. Faites des pauses régulières : les pauses sont essentielles pour éviter le surmenage et maintenir une productivité élevée. Programmez-les dans votre journée.

9. Déléguez : ne prenez pas toutes les tâches à votre charge. Déléguez celles qui peuvent l'être à un assistant interne ou virtuel, comme ceux de chez TheAssistant, pour vous concentrer sur les tâches prioritaires. Nos assistants s’adaptent à toutes vos demandes et à tous vos outils.

En conclusion, adopter des stratégies et des astuces de gestion du temps vous aidera à améliorer votre productivité, mais aussi à réduire votre stress et à trouver un meilleur équilibre entre votre emploi du temps professionnel et votre emploi du temps personnel. Prenez le contrôle de votre temps dès aujourd'hui pour être plus serein et productif.