Gérer sa journée avec les micro-tâches

Connaissez-vous la « Chunking technique », cette pratique qui vise à segmenter un projet en micro-tâches ? Découvrez son fonctionnement, ses avantages et comment externaliser pour réussir votre projet.

Qu’est-ce qu’une micro-tâche ?

Pour améliorer sa productivité, de nouvelles manières de travailler voient le jour. Aujourd’hui, intéressons-nous à la « Chunking technique » qui séduit de nombreux professionnels. 

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Cette méthode vise à organiser, structurer, son travail et ses missions. Pour cela, elle nécessite de décomposer un projet de A à Z en micro-tâches pour les traiter les unes à la suite des autres.

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Avant d’aller plus loin, commençons par une définition des micro-tâches : il s’agit simplement d’une action courte et simple.

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Cette solution consiste à découper un objectif final en une multitude de petites actions précises pour l’atteindre. Généralement, ce sont des tâches qui durent en moyenne 30 minutes. Au-delà, les longues actions peuvent encourager à la procrastination. 

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Ainsi, l’objectif est de simplifier un projet d’envergure, qui peut s’avérer dense ou complexe, en le planifiant et en se concentrant sur une mission à la fois. 

Pourquoi créer des micro-tâches pour réussir votre projet professionnel ?

Face à un projet important, de nombreuses personnes ont tendance à procrastiner par manque de planification et d’organiser. Elles connaissent la finalité, mais ne savent pas comment s’y prendre ou ne parviennent pas à se projeter, elles préfèrent donc mettre de côté le projet. Dans cette situation, la création de micro-tâches peut vous aider à y voir plus clair !

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En effet, cette pratique compte de nombreux avantages, elle permet de :

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• Identifier chaque étape du projet pour obtenir une vision d’ensemble des besoins.
• Définir des objectifs clairs à l’aide d’actions précises et réalisables.
• Mener à bien un projet du début à la fin avec une planification pertinente.
• Améliorer son organisation grâce à une meilleure gestion du temps et des priorités.
• Réduire la procrastination et la démotivation avec des objectifs facilement atteignables.
• Obtenir un suivi régulier des avancées du projet et voir des résultats rapidement.
• Booster sa productivité et son efficacité.
• Éviter les erreurs et les oublis.
• Déléguer plus simplement les petites tâches.

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En revanche, les micro-tâches ne sont pas adaptées à toutes les personnes ni à tous les projets. Pour le savoir, n’hésitez pas à essayer cette méthode sur des petites missions.

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Comment gérer vos micro-tâches au travail ?

Pour faciliter votre quotidien et améliorer votre organisation au travail, nous vous conseillons de créer des micro-tâches. Attention tout de même, pour que cette pratique soit véritablement bénéfique, il est important qu’elle soit bien exécutée. 

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Pour cela, déterminez l’objectif de votre projet puis listez l’ensemble des actions à réaliser pour y parvenir. Soyez le plus juste, le plus clair et le plus précis possible. N’oubliez pas de hiérarchiser toutes les tâches, même les plus logiques, elles sont aussi importantes.

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Pour vous aider, voici un exemple de micro-tâches à effectuer pour rédiger et publier un e-book.

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1. Définir un objectif clair (informer, obtenir des données, vendre, former, gagner en visibilité, etc.).
2. Identifier la cible
3. Créer les personas
4. Chercher une thématique à l’aide d’un brainstorming (consulter les intentions de recherche, sonder la cible, effectuer une veille concurrentielle, etc.).
5. Déterminer précisément le sujet de l’e-book. 
6. Écrire toutes les idées, sans structurer.
7. Rechercher les mots-clés intéressants pour le SEO.
8. Identifier les besoins pour la construction de l’e-book (images, chiffres, témoignages, etc.).
9. Créer un plan, trier et hiérarchiser les idées.
10. Développer chaque partie du contenu avec des paragraphes : rédaction du contenu.
11. Structurer l’e-book avec les titres et sous-titres.
12. Rédiger l’introduction.
13. Rédiger la conclusion.
14. Intégrer le sommaire.
15. Optimiser le contenu au SEO.
16. Relire l’ensemble du contenu.
17. Choisir le titre de l’e-book.
18. Intégrer des images et des photos.
19. Corriger les fautes d’orthographe et de syntaxe.
20. Relire une dernière fois. 
21. Choisir le format numérique : PDF ou Epub.
22. Mettre en page et créer l’e-book.
23. Choisir les canaux de distribution.
24. Déterminer le prix (dans le cas d’une vente)
25. Publier l’e-book.
26. Communiquer sur l’e-book : réseaux sociaux, campagnes SEO et SEA, e-mailing…

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Pour que la pratique des micro-tâches soit vraiment un atout pour votre vie professionnelle, il ne suffit pas seulement de faire une liste d’actions. Vous devez gérer vos micro-tâches les unes après les autres en vous imposant des créneaux. Pour gagner en efficacité, vous pouvez également créer votre liste la veille afin de commencer votre journée en ayant des objectifs précis.

Comment déléguer vos micro-tâches pour réussir votre projet ?

Maintenant que vous possédez toutes les cartes pour assurer votre projet, vous avez la possibilité de déléguer certaines de vos micro-tâches. 

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Avec TheAssistant, vous pouvez opter pour une externalisation du processus, aussi appelée outsourcing. Cette solution vous permet de déléguer les micro-tâches qui nécessitent du temps et qui n’ont que peu de valeur à vos yeux. Ainsi, consacrez-vous à ce qui compte vraiment dans la réussite de votre projet.

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Pour atteindre vos objectifs, vous pouvez également faire le choix de confier vos missions à un assistant de direction. Ce dernier peut prendre en charge une multitude de requêtes afin d’optimiser vos tâches et par conséquent, votre projet. Vous gagnez du temps tout en profitant d’une grande qualité d’exécution.

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Au-delà d’externaliser vos micro-tâches, il existe des logiciels comme Zapier ou IFFT qui vous permettent d’automatiser certaines de vos actions et même des processus entiers, à travers vos applications.

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Et vous, avez-vous déjà essayé la méthode des micro-tâches ?