Qu’est-ce que le principe de Pareto ? 

A la fin du XIXe siècle, l’économiste italien Vilfredo Pareto, théorise la loi du 20 80, en partant d’un phénomène qu’il a remarqué dans son jardin. En observant les cosses de petits pois, il constate que 20% des dernières sont à l’origine de 80% des petits pois consommables. Il se demande alors si ce phénomène de répartition s’applique à d’autres domaines. Rapidement il observe que 80% des terres italiennes sont la propriété de 20% des Italiens et que le phénomène se retrouve en économie.

Par projection, ce principe de Pareto se vérifie aussi bien dans la vie des affaires que dans le quotidien : 20% de notre travail est à l’origine de 80% de nos résultats.

Quel est l'objectif de la méthode Pareto ?

L’objectif de la méthode de Pareto est simple. En se concentrant sur les 20% des tâches essentielles à la réussite d’un projet :

• on est plus productif ;
• on se débarrasse de la sensation de courir après le temps ;
• on est plus serein.

Productivité, gestion du temps, sérénité, c’est ce que recherche n’importe quel bon manager dont l’objectif est d’assurer le bien-être de son équipe et la bonne réalisation d’un projet. Dès lors, maîtriser la règle du 80 20 est un avantage considérable pour l’organisation de projet. En effet, la méthode Pareto permet de :

• structurer les étapes nécessaires à la gestion de projet ;
• organiser les priorités ;
• optimiser son temps ;
• gagner en productivité.

Reste à savoir comment l’utiliser.

Comment calculer le principe 20 80 ?

Comment distinguer l’important du secondaire ? Il faut commencer par déterminer l’objectif visé puis lister les tâches nécessaires à sa réalisation. Parmi ces tâches, on identifie les tâches essentielles où vous devrez concentrer vos ressources et votre énergie, en gardant bien en tête qu’être proactif est la clé du succès.

Pour plus de visibilité, on réalisera un diagramme en respectant 6 étapes.

1. Faire une liste des critères d’appréciation

Pour savoir ce que l’on veut mesurer il est indispensable de faire la liste des éléments que l’on cherche à analyser.

Prenons l’exemple d’un chargé de projet qui observe une perte de motivation de ses 18 collaborateurs. Pour analyser le problème, il établit une liste de 5 causes à apprécier :

• Pression de la direction
• Perte de sens dans le travail
• Manque de challenge
• Lenteur des procédures internes
• Problème personnel

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2. Quantifier le critère d’appréciation

Dans notre exemple, le manager va reporter dans le tableau les réponses de ses 18 collaborateurs ; ordonner ces derniers par ordre décroissant pour une meilleure lisibilité et faire le total.

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3. Convertir en pourcentages

Pour connaître le pourcentage que représente chaque critère d’appréciation, on applique la formule : (critère d’appréciation/total) x 100.

4. Calculer les pourcentages cumulés

Pour calculer les pourcentages cumulés, on additionne le pourcentage du critère avec celui de la ligne précédente.

5. Créer le diagramme de Pareto

Une fois ces données calculées, on utilise la fonction graphique combinée d’Excel ou de Google Sheet.

6. Interpréter le diagramme

Comment lire le diagramme ? Il suffit de tracer une première ligne horizontale en partant des 80% de l’axe des ordonnées à droite jusqu’à ce que l’on atteigne la ligne de pourcentage cumulé. A partir de ce point, on trace une ligne verticale en direction de l’abscisse.

Les colonnes à gauche de la verticale jaune sont les 20% sur lesquels le manager devra concentrer ses efforts pour améliorer l’investissement de ses collaborateurs, soit :

• la lenteur des procédures internes ;
• la perte de sens dans le travail ;
• le manque de challenge.

Les limites de la règle 80 20

La loi de Pareto n’est pas une loi à valeur universelle à l’instar de lois mathématiques. Il arrive qu’on ne puisse pas l’appliquer. 

La règle 80 20 est une méthode d’optimisation du temps permettant de rester concentrer sur les tâches essentielles. Pour les tâches secondaires, pourquoi ne pas les déléguer à un assistant administratif ?