Comment passer maître en gestion des mails ?

Ce bruit, vous le connaissez par cœur. Et pour cause, vous l’entendez plus d’une fois par jour du lundi au vendredi, voire le week-end. Discret, bref et même agréable, il accapare pourtant un peu plus votre esprit chaque fois qu’il retentit. Ce bruit, c’est celui d’un nouvel email qui vient d’arriver. Un message de plus à traiter, une chose de plus dont vous devez vous occuper.
Pour ne pas vous laisser déborder, prenez note de nos 5 conseils pour passer maître en gestion des emails !

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1. Traiter immédiatement ce qui requiert peu de temps

Répondre à cet email ne vous demanderait pas plus de 5 minutes ? Dites non à la procrastination en prenant le réflexe d’y répondre dès que possible. Vous vous apercevrez que les conseils les plus simples sont parfois les plus pertinents.

N’oubliez pas d’archiver ou de supprimer l’email en question dès que celui-ci est traité ! L’objectif est d’avoir une boîte mail le plus épuré possible.

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2. Classer ce qui demande plus de temps

Qu’il s’agisse de Gmail, Outlook ou Yahoo, les messageries proposent aujourd’hui des systèmes de classification permettant d’y voir plus clair. Sur Gmail, cela se matérialise d’une part sous la forme de catégories (principale, réseaux sociaux, notifications, promotions…) qui sont automatiquement réalisées par Google, et de libellés à personnaliser selon vos souhaits. Il est également possible d’attribuer une couleur à chaque libellé afin de mieux les distinguer.

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3. Fermez votre boîte mail 

Quoi ? Il est vraiment possible de faire ça ? Eh bien oui, car rappelons que l’email a une vocation différente de celle des messageries instantanées telles que Slack ou Teams, ou des appels téléphoniques. Reprenons les bonnes habitudes : l’emailing est le canal de communication à privilégier pour les informations non urgentes, qui ne demandent donc pas une réponse dans la seconde.

Partant de ce postulat, nous vous recommandons de dédier des moments à la lecture de vos emails. Cela peut être une fois le matin puis une fois en fin de journée ou, comme le préconise Sylvie Azoulay-Bismuth, auteure du livre Être un pro de l’email, à heures fixes (par exemple : en arrivant, vers 11 h, 14 h et 16 h).

Et pour éviter toute tentation, rien de tel que de couper les notifications !

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4. Faites un bon ménage de printemps !

L’Inbox Zero étant perçu comme un moyen de gagner en productivité, de nombreux outils se proposent de vous aider à nettoyer votre boîte mail.

Parmi ceux à connaître, il y a l’incontournable Cleanfox qui vous désabonne de toutes ces newsletters que vous ne lisez jamais, puis les supprime si vous en faites la demande.

Également gratuit, InstaClean propose les mêmes services de suppression/désinscription/blocage et offre en plus la possibilité de connaître la fréquence à laquelle vous consultez telle ou telle newsletter.

Faire le tri dans ses emails et les limiter, c’est aussi une excellente façon de lutter à son échelle contre la pollution numérique. Si vous ne le saviez pas encore, l’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Énergie affirme qu’envoyer un email avec une pièce jointe est aussi énergivore qu’une ampoule allumée pendant 24 heures… Voilà de quoi réfléchir avant de cliquer sur « envoyer » !

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5. Déléguez la gestion de vos emails

Après vous avoir conseillé de ne plus (trop) ouvrir votre boîte mail, nous allons même oser vous recommander de ne (presque) plus vous en occuper ! N’allez pas pour autant croire que nous prônons un certain laisser-aller, non, nous préconisons plutôt d’apprendre à vous concentrer sur les tâches à plus grande valeur ajoutée, celles qui vous sont bénéfiques à vous et à votre entreprise.

Quant à la gestion de vos emails, cela fait partie des nombreuses missions qu’un assistant personnel peut accomplir pour vous. Il ou elle aura alors en charge le tri des messages, l’optimisation de votre messagerie et le traitement de vos emails… Vous prendrez enfin plaisir à ouvrir votre boîte mail !