Comment organiser sa to-do-list pour avoir l’esprit léger ?

Sur le principe, l’idée de la to-do-list est très simple : on note quelque part tout ce qu’on doit faire et on coche la case correspondante une fois la mission accomplie. Cependant, même les choses élémentaires requièrent un minimum d’organisation ! Vous risquez sinon de vous retrouver avec une ribambelle de post-it ou par ne plus avoir aucune idée de la tâche à prioriser. Vous perdez dans ce cas tous les avantages d’une liste bien organisée. Nous allons vous aider à ficeler une to-do-list efficace et facile à utiliser.

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Ecrire, un geste libérateur et motivateur

Notre cerveau souffle déjà un peu une fois que nos objectifs sont couchés sur le papier ou ailleurs. De plus, le geste de l’écriture nous permettrait d’augmenter de 42 % nos chances d’atteindre nos objectifs. La raison ? Le fait d’écrire en listant nos objectifs noir sur blanc serait une forme d’engagement envers nous-même. Et puis, qui ne connaît pas ce sentiment de satisfaction au moment de cocher une case ou de barrer ce que nous venons de terminer ? On visualise la tâche achevée et cela pourrait être l’occasion de nous féliciter, de prendre quelques minutes pour savourer ces petites victoires avant de plonger tête baissée dans les tâches suivantes.

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Regroupez vos tâches au même endroit

Notre crainte d’oublier nous pousse parfois à écrire nos pensées sur le premier support qui nous tombe sous la main. C’est ainsi que certaines de nos tâches quotidiennes se retrouvent dans le carnet qui traîne dans notre sac, d’autres dans le bloc-notes de notre ordinateur et d’autres encore dans les notes de notre téléphone.

Choisissez donc un endroit unique et, dans la mesure du possible, tenez-vous-y.

Faites confiance à votre cerveau, certainement capable de retenir une information le temps que vous allumiez votre ordinateur ou ouvriez l’application. Sinon, gardez sur vous un carnet dédié à vos tâches à faire mais veillez à transposer chaque jour les tâches écrites à la va-vite sur le support pour lequel vous aurez opté.

Chez TheAssistant, pour la gestion de vos tâches nous vous recommandons l’incontournable Trello sur ordinateur ou l’application Todoist sur mobile.

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Mettez régulièrement à jour votre to-do-list

En fin de journée, prenez cinq minutes pour cocher/rayer/déplacer les tâches réalisées. C’est ce qu’on appelle la « done list », et celle-ci on l’aime beaucoup !

Observez également celles qui traînent depuis un moment, mais pour lesquelles vous n’avez toujours pas pris de temps. Est-ce parce qu’elles ne sont pas urgentes ? Ou, finalement, parce qu’elles ne sont pas si importantes ? Si la seconde réponse est la bonne, alors n’hésitez pas à déléguer voire supprimer de votre to-do-list ces tâches qui ne devraient pas y être. Ne vous encombrez pas plus l’esprit qu’il ne l’est déjà !

Nous vous recommandons la lecture de notre article sur la matrice d’Eisenhower, une technique pour apprendre à prioriser vos tâches à faire en fonction de leur importance et de leur urgence.

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Ecrivez vos objectifs de façon SMART

Ici, il s’agit de faire comme si vous alliez déléguer une tâche à quelqu’un d’autre. On évite les formulations floues ou imprécises qui nous amènent à penser : « Mais qu’est-ce que c’était ça, déjà ? ». Optez plutôt pour des tournures de phrase S.M.A.R.T, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporelles.

Concrètement, votre objectif doit être présenté de la façon suivante :

Verbe + tâche + délai

Cela donne par exemple :

• Rédiger l’article sur les to-do-list avant vendredi
• Créer un visuel pour la newsletter pour le 24/09

Synchronisez votre to-do-list avec votre agenda

Selon un guide publié par les fondateurs de I Done This, 41 % des tâches figurant sur votre liste ne sont jamais accomplies. La faute à qui ? Eh bien, à vous ! Vous êtes plein d’ambition et de bonnes intentions, mais vous oubliez de prévoir le temps pour réaliser toutes ces choses. Le mieux à faire est de :

1. Evaluer le temps dont vous allez avoir besoin pour la tâche X
2. Synchroniser votre to-do-list avec votre agenda : vous savez ainsi précisément quand vous allez consacrer du temps à votre tâche, et dans l’idéal la faire passer dans la « done list ».

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