Comment l'externalisation du support a permis à l’agence A&G de se développer sereinement

Contexte

En 2016, Audrey & Gabrielle lancent leur agence d’architecture d’intérieur. Rapidement, l'agence rencontre beaucoup de succès et les co-fondatrices réalisent la nécessité de déléguer certaines tâches pour se concentrer sur leur cœur de métier. En janvier 2022, elles choisissent TheAssistant pour externaliser leurs tâches chronophages et optimiser leur temps afin de se concentrer sur la création d'intérieurs d'exceptions.

Missions

Les co-fondatrices souhaitent déléguer et automatiser plusieurs tâches complexes telles que la gestion et le suivi des commandes et le standard téléphonique. 

Assistant administratif

L’administratif est la mission principale confiée à TheAsssistant avec la gestion :

• du standard téléphonique (réception et gestion des appels entrants) 
• de la facturation (suivi et tri des factures etc.) 
• du système de paie (paiement des fournisseurs, etc.)

L’équipe utilise également la solution pour les commandes de mobiliers et de fournitures, ainsi que la gestion des livraisons.

Assistant spécialisé

L’agence utilise TheAssistant pour des besoins spécifiques comme la rédaction de contrats de pénalité de retard et la traduction de documents, allégeant ainsi la charge mentale de l'équipe.

Assistant personnel

Les fondatrices sollicitent ponctuellement TheAssistant pour organiser des événements personnels, tels que des week-ends en famille, simplifiant ainsi leur quotidien.

Résultats

Aujourd’hui, l’agence compte 15 personnes et continue d'évoluer. TheAssistant les accompagne toujours dans leur croissance et suit l'évolution de leurs besoins :

Le Pack Team 1600 permet notamment :

• Un accès jusqu'à 20 utilisateurs
• La gestion des achats
• Des process d’équipe et personnalisés
• Un Account manager
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L’externalisation s’est déroulée de manière fluide grâce à l’adaptabilité de TheAssistant aux outils utilisés par l’agence (Revolut, Axonaut, Quickbooks, Signrequest etc.). Contrairement à des assistants virtuels classiques, la solution s'adapte à n’importe quel outil sans nécessiter de formation ou de management supplémentaire. De plus, l'interface permet de suivre l’avancée des tâches déléguées, allégeant ainsi réellement la charge mentale.

TheAssistant a aussi facilité la transformation digitale de l'agence en mettant en place des process de paiement (avec Qonto), de signature de contrat (avec Sign Request) et de collaboration documentaire sur un drive commun.

Conclusion 

TheAssistant est devenu un véritable bras droit pour l’agence. Il permet un gain de temps et un confort d’esprit, améliorant l’équilibre vie professionnelle et personnelle de l’équipe.