Comment un assistant virtuel peut devenir l’office manager d’une start-up ?

Contexte

Addingwell est une entreprise spécialisée dans le digital marketing, créée il y a trois ans et en pleine croissance. Passée de quatre cofondateurs à 15 salariés à temps plein, la société accompagne aujourd’hui plus de 1 000 clients. Pour Julien Decroix, Président d’Addingwell, TheAssistant a été un allié essentiel dans cette phase d’expansion.

Missions

Au départ, Addingwell a confié à TheAssistant des tâches administratives simples, mais très vite, la solution s'est imposée comme un allié polyvalent, connu de toute l’équipe en interne.

“J’ai été surpris de voir à quel point TheAssistant a su suivre notre croissance facilement. Ça absorbe plus de charge que je ne l’imaginais au départ.”

Assistant administratif

TheAssistant a permis à l’équipe d’Addingwell de structurer des processus administratifs comme :

• la précomptabilité : gestion des factures, rapprochements bancaires sur Pennylane, et vérifications hebdomadaires.
• les relances mensuelles : suivi des factures impayées et mise à jour trimestrielle des partenaires.
• la gestion des demandes courantes : standard téléphonique pour répondre aux demandes marketing ou de prospects, et transmission des leads au directeur commercial.

Une gestion itérative 

​​Julien a parfois opté pour une mise en place progressive de certaines procédures. Plutôt que d’attendre que le processus soit complet, il définissait une façon d’itérer de manière dynamique avec son assistant sur la procédure. Ce qui lui a permis de gagner en fluidité et de réduire le temps lié à leur rédaction. 

Assistant RH

Au fur et à mesure que de nouveaux salariés ont rejoint l’entreprise, Julien a également intégré TheAssistant sur des processus répétitifs et chronophages liés à la gestion RH :

• Onboarding des nouveaux salariés : prise en charge de l’administratif, comme les mutuelles, tickets restaurant, ou abonnements transport.
• Traitement des documents RH : suivi des dossiers, gestion des factures liées à la paie sur des outils comme Silae et Alan.

Ce fonctionnement a permis aux managers de se concentrer sur les aspects stratégiques de l’intégration des nouvelles recrues.

“Chez nous, tout le monde connaît notre assistant Camille. Pour les nouveaux, c’est souvent leur premier contact et ils pensent que c’est quelqu’un en interne alors que c'est TheAssistant.”

Assistant spécialisé

L’équipe Addingwell a également confié à TheAssistant des missions techniques et spécifiques  pour des besoins ponctuels ou récurrents :

• Veille concurrentielle : suivi des nouveaux partenaires et envoi de rapports mensuels à l’équipe.
• Gestion d’outils métiers : mise à jour des bases de données dans Airtable et Qonto.

• Organisation d’un déménagement : recherches de prestataires et gestion des formalités.
• Planification familiale : prise de rendez-vous pour ses enfants.

"Une des tâches qui m'a vraiment fait gagner du temps, c'est d'appeler tous les clubs de sport autour de chez moi pour organiser le mercredi de mes enfants."

Résultats

En un an, TheAssistant a permis à Addingwell :

• d’économiser des ressources internes : le recrutement d’un office manager a été repoussé grâce à l’externalisation.
• de structurer ses processus : les procédures sont automatisées et fonctionnent de manière fluide, même en période de pic d’activité. 
• de gagner en sérénité : Julien et son équipe savent que les tâches critiques sont toujours gérées en temps et en heure grâce à la complémentarité humain-IA.
• de se concentrer sur des tâches stratégiques nécessaires au bon développement d’Addingwell. 

L’agilité de TheAssistant a permis à Addingwell une externalisation fluide fluide et en s’adaptant aux outils de l’entreprise (Airtable, Alan, DocuSign, Hiscox, Pennylane, Qonto, RH Silae, Stape, Stripe, Swile, etc.). 

“Le coût est ultra-compétitif. La solution me fait gagner, bien plus que cela ne me coûte. En plus, ce qui m’a marqué, c’est qu’il y a des vraies personnes derrière. Quand j’ai un sujet, c’est facile de les contacter, et c'est rassurant.”

Prochaines étapes 

Pour réduire les interruptions et se concentrer sur le développement du produit. Julien prévoit de centraliser les demandes internes via un formulaire Notion ou Trello, géré par TheAssistant. Cette approche permettrait de structurer les tâches et de créer progressivement des procédures adaptées, optimisant ainsi son organisation et sa productivité.

Aujourd’hui, Addingwell souhaite élargir l'utilisation de TheAssistant à l’intégralité de ses équipes.

Conclusion

Plus qu’un simple assistant, TheAssistant a endossé le rôle de véritable office manager et a joué un rôle stratégique dans la croissance d’Addingwell. Grâce à TheAssistant, Addingwell est passé d’une start-up ambitieuse à une entreprise structurée avec plus de 1 000 clients – sans les contraintes administratives.